Encours : qu’est-ce que c’est ?
Il existe deux types d’encours :
Définition de l’encours client
L’encours client représente l’ensemble des créances en cours auprès de l’ensemble des clients de votre entreprise. Sont donc comptabilisés comme encours client :
- Les factures échues, c’est-à-dire les factures qui ont dépassé le délai de règlement convenu entre les parties ;
- Les factures non échues, soit les factures émises, mais qui ne sont pas encore arrivées à échéance ;
- Les factures à émettre, lorsque la transaction commerciale a été effectuée, mais la facture n’a pas encore été émise.
L’encours client représente donc l’ensemble des sommes dues à votre entreprise par vos clients. Il figure au niveau de l’actif circulant de votre bilan comptable.
L’encours client doit être distingué de l’encours fournisseur.
Zoom sur l’encours fournisseur
L’encours fournisseur regroupe l’ensemble des dettes de votre entreprise auprès de vos différents fournisseurs. Concrètement, dès que votre entreprise passe commande à crédit auprès de l’un de vos fournisseurs et que ce dernier remplit ses obligations, un encours négatif est créé. Il s’inscrit donc au passif de l’entreprise. Seul le paiement de cette créance peut équilibrer la balance du compte.
L’encours fournisseur représente donc le niveau d’endettement de votre entreprise auprès de vos fournisseurs à l’instant T.
La gestion de l’encours client
La gestion de l’encours client constitue un enjeu majeur pour votre entreprise. Pourquoi ? Et comment calculer votre encours client ?
Un enjeu majeur pour votre entreprise
L’encours client est parfois appelé « risque client », et ce n’est pas pour rien. En effet, une mauvaise gestion de l’encours client peut engendrer de sérieux problèmes de trésorerie pour votre entreprise et donc impacter sa solvabilité.
Une balance commerciale déséquilibrée envoie un message négatif qui peut entacher la confiance de vos partenaires, impacter l’image de marque de votre entreprise et donc mettre en péril sa pérennité.
Toutefois, l’encours client peut être utilisé comme un outil pour fidéliser votre clientèle et améliorer votre relation client en accordant des délais de paiement plus importants.
Il est donc primordial de mettre en place des procédés qui vous permettront de limiter et de gérer de façon optimale votre encours client.
Comment calculer un encours client ?
Il est très simple de calculer l’encours client de votre entreprise. Il suffit d’additionner le montant de l’ensemble des factures qui n’ont pas encore été payées par vos clients à l’instant T. Pour rappel, vous devez prendre en compte :
- Les factures échues ;
- Les factures non échues ;
- Les factures à émettre.
Il faut bien évidemment retrancher à cette somme les avances et acomptes déjà réglés. Pour résumer, la formule de calcul est la suivante :
Encours client = (factures échues + factures non échues + factures à émettre) - avances et acomptes
Il peut également s'avérer intéressant de calculer l’encours client moyen sur une période donnée. Pour cela, il suffit de diviser le chiffre d’affaires réalisé par votre entreprise sur cette période par le nombre de jours pris en compte et de le multiplier par le délai moyen de paiement de vos clients dans le même temps.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite calculer son encours client moyen sur une année.
Son chiffre d’affaires sur la période est égal à 7 500 000 €. Ses clients disposent d’un délai moyen de paiement de 45 jours.
Encours client moyen = (7 500 000/365) x 45 = 924 658 €.
Il est également possible de calculer l’encours moyen pour chaque client afin de gérer au mieux le risque.
Ce que vous pouvez mettre en place pour maîtriser l’encours client
Une maîtrise optimale de l’encours client permet de limiter les retards de paiement et de réduire les litiges. Mais comment procéder ? Retrouvez ici quatre procédés qui peuvent vous aider à gérer au mieux vos encours clients.
Effectuer un suivi régulier et efficace
Il est important de faire un point régulier sur vos encours clients et de ne pas attendre un incident de paiement ou un litige pour vous y intéresser. Vous devez ainsi mettre en place un outil de suivi. Il peut s’agir dans un premier temps de créer un tableau de suivi sur Excel afin de suivre régulièrement l’évolution de l’encours global, mais aussi par client. Pour les structures plus importantes, il est possible de se doter de logiciels dédiés. N’hésitez pas également à vous protéger de possible incident en souscrivant à une assurance-crédit entreprise.
Définir votre procédure de recouvrement
Il demeure primordial d'établir une procédure de recouvrement homogène à toute l’entreprise. Vous devez alors définir :
- À partir de quel montant une relance est-elle prioritaire ?
- Quand envoyer le premier rappel de paiement ?
- Au bout de combien de temps envoyer une relance ?
- Quels sont les clients pour lesquels il faut privilégier une relance téléphonique ?
À noter, il peut être opportun d’effectuer un audit des différents process qui sont utilisés dans votre entreprise.
Mettre à jour les conditions générales de vente de votre entreprise
Si vous souhaitez réduire le montant de l’encours client de votre structure, vous devez vous assurer que vos conditions générales de ventes (CGV) correspondent bien à vos impératifs. L’ensemble de votre personnel, et plus particulièrement ceux en contact avec vos clients, doit être parfaitement informé :
- Des délais de règlement accordés à vos clients ;
- Des marges de négociations que vous pouvez envisager d’accorder ;
- Des moyens de paiement à privilégier.
Faire gérer votre encours client en externe
Vous pouvez également confier la gestion de son encours client à des sociétés spécialisées. Vous signez alors un contrat dit d’affacturage. Aussi appelé factoring, il s’agit d’une technique de financement à court terme. La société d’affacturage avance le montant des créances en cours à l’entreprise et se charge ensuite du recouvrement. La facturation de ce service peut varier de 5 % à 25 % de l’encours total.
