Comment estimer les
frais de recouvrement ?

Frais de recouvrement : qu’est-ce que c’est ?

Le terme de frais de recouvrement désigne toutes les dépenses engagées par une entreprise pour parvenir à obtenir le paiement d’une créance. À ne pas confondre avec les pénalités de retard qui peuvent être facturées dès le dépassement de la date d’échéance. Les frais de recouvrement ne sont pas les mêmes selon qu’il s’agisse d’une procédure amiable ou judiciaire.

Les frais de recouvrement amiable

Une entreprise peut parfaitement engager une procédure de recouvrement amiable par ses propres moyens. Dans ce cas, les frais seront limités à l’envoi de courriers recommandés et au temps passé par le personnel chargé de cette mission. Il est également possible de confier le recouvrement amiable à une société spécialisée. Les frais de recouvrement comprennent alors les honoraires du mandataire chargé de mener à bien la procédure de recouvrement. La majorité de ces prestataires facture un pourcentage de la somme à recouvrer, mais seulement s’il parvient à obtenir le paiement de la créance.

À noter que l’on considère que 90% des créances traitées en recouvrement amiable sont réglées par les débiteurs.

Quelle que soit la solution choisie, en recouvrement à l’amiable, les frais restent à la charge du créancier. Mais est-ce le cas lorsqu’une entreprise lance une procédure de recouvrement judiciaire, parfois appelée recouvrement contentieux ?

Les frais de recouvrement judiciaire

Malgré le nombre conséquent de défauts de paiement réglés dans le cadre d’une procédure amiable, il arrive que celle-ci échoue. Le créancier, pour obtenir le paiement de son dû, est alors contraint d’engager un recouvrement judiciaire.

Trois procédures de recouvrement contentieux peuvent être activées :

• L’injonction de payer ;
• Le référé-provision ;
• L’assignation en paiement.

Le but est d’obtenir un titre exécutoire qui viendra contraindre le débiteur à payer sa dette.

Une procédure judiciaire génère beaucoup plus de frais de recouvrement, avec notamment :

• Les honoraires d’un commissaire de justice (anciennement appelé huissier de justice) ;
• Les frais d’actes de justice ;
• Les frais liés à l’obtention du titre exécutoire ;
• Et éventuellement les honoraires d’un avocat lorsque l’entreprise créancière se fait représenter lors de la procédure d’assignation en paiement.

En règle générale, la justice prévoit la prise en charge de frais de recouvrement judiciaire par le débiteur.

Estimer les frais de recouvrement : comment procéder ?

Avant d’engager une procédure de recouvrement, il est possible d’estimer le montant des frais de recouvrement et des pénalités de retard qui pourraient être appliqués à la créance.

Les frais de recouvrement

Les frais de recouvrement varient selon la procédure suivie.

Pour un recouvrement à l’amiable, il faut compter :

• Environ 6€ pour chaque courrier recommandé avec accusé de réception envoyé ;
• Les honoraires du mandataire pour les entreprises ayant fait le choix de faire intervenir une société de recouvrement.

Comme nous l’avons déjà évoqué, les sociétés de recouvrement sont généralement rémunérées en appliquant un pourcentage au montant de la créance. En règle générale, celui-ci est de l’ordre de :

• 10% pour les montants importants ;
• Jusqu’à 25% pour les créances plus modestes.

Le recouvrement judiciaire génère en revanche des frais beaucoup plus importants qui varient en fonction de la procédure engagée. Cela peut aller de quelques centaines d’euros pour l’obtention d’un titre exécutoire en référé-provision à plusieurs milliers d’euros dans le cadre d’une assignation en paiement. Pour rappel, c’est généralement le débiteur qui doit prendre en charge les frais engagés par le créancier dans le cadre d’une procédure de recouvrement judiciaire.

Les pénalités de retard

Des pénalités de retard peuvent être exigées à tout client ayant dépassé la date d’échéance pour le paiement d’une créance. Ce sont les conditions générales de vente qui fixent librement le montant des pénalités de retard. Elles ne peuvent être inférieures au taux légal de :

• 3,13% en ce qui concerne les créances de personnes physiques n’agissant pas pour des besoins professionnels ;
• Et de 0,76% pour toutes les autres créances.

Nombre d’entreprises fixent le taux appliqué pour pénalités de retard au taux directeur de la Banque Centrale européenne (BCE) majoré de 10 points. Par exemple, si celui-ci est de 1%, l’entreprise facture des pénalités de retard représentant 11% du montant de la créance.

Zoom sur l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Si les frais de recouvrement amiable restent à la charge du créancier, il est possible de facturer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement au débiteur. Pour pouvoir l’appliquer, il faut respecter un certain nombre de conditions :

• L’entreprise doit être soumise au Code du commerce ;
• Les conditions générales de vente, mais aussi l’ensemble des documents commerciaux (devis et factures), doivent mentionner l’indemnité forfaitaire de recouvrement ;
• Elle ne peut être appliquée qu’aux clients professionnels et non aux particuliers.

À noter que le montant de l’indemnité, qui n’est pas soumise à la TVA, est fixé à 40€. Elle peut être demandée en sus des pénalités de retard et s’applique dès le premier jour de dépassement de l’échéance.

Il est possible de demander en plus de l’indemnité forfaitaire, une indemnisation supplémentaire à son client. Il convient alors de présenter les justificatifs des frais engagés pour le recouvrement de la créance.

Frais de recouvrement et comptabilité

Les pénalités de retard, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et les frais engagés peuvent être comptabilisés de deux façons :

• En tant que produits exceptionnels, il convient alors de débiter le compte 411 « Clients » et de créditer le compte 7711 « Dédits et pénalités perçues sur ventes » ;
• Ou en tant que produits financiers en inscrivant en débit le compte 411 « Clients » et en crédit le compte 7631 « Revenus sur créances commerciales ».

Il convient d’établir une facture récapitulant l’ensemble des frais facturés et la transmettre au client. À noter que les frais de recouvrement sont imposables lors de leur encaissement.