Blog > Gestion d'entreprise > L’évaluation fournisseur : indispensable pour maîtriser ses risques
Le rôle des fournisseurs dans une entreprise est primordial : rythme de fabrication et de livraison, qualité des produits, prix de vente, satisfaction des clients… D’où l’importance de les évaluer régulièrement. Pourtant, même s’il est devenu plus aisé de trouver des informations sur ses fournisseurs avec les nouvelles technologies, leur évaluation n'en est pas forcément plus facile qu'auparavant.
L'évaluation des fournisseurs est double. Elle peut désigner le processus de sélection et d'approbation des fournisseurs potentiels, en début d’activité ou d’arrivée sur un marché, avec à la clé une liste des meilleurs fournisseurs disponibles. Mais, le plus souvent, on entend par évaluation fournisseur le fait d’évaluer ses fournisseurs actuels pour analyser et vérifier leurs performances (économiques, commerciales, financières…) afin de baisser les coûts, de limiter les risques et de susciter des améliorations.
Dans les deux cas, l’évaluation fournisseur permet de déterminer que les fournisseurs ne représentent pas un risque pour l’entreprise : rupture de la supply chain, non-conformité, dépendance, réputation…
Il existe deux principales méthodes pour une entreprise afin d’évaluer ses fournisseurs, elles peuvent être complémentaires.
Elle se base sur des faits et des éléments concrets recueillis soit en interne (données de la supply chain, du service achats, du service qualité…), soit en externe (données d'agences de notation ou d’assureur crédit par exemple). L'avantage de l’évaluation objective est qu’elle est factuelle, et donc non opposable. De plus, elle permet une économie de temps et de ressources, mais peut parfois se révéler coûteuse. Sa principale limite : cette méthode ne permet pas de mesurer certains éléments, tels que les mauvaises relations client/fournisseur.
Elle peut prendre la forme d’un questionnaire de satisfaction envoyé aux clients internes ou d’un questionnaire que va remplir directement le fournisseur. Elle permet de prendre en compte des ressentis et ne nécessite pas l'achat de données externes. Mais, il peut lui être reproché son manque d'objectivité et une charge d’analyse et de notation assez lourde.
Bon à savoir : Dans les deux cas, des données partielles ou altérées viendront diminuer la qualité de l’évaluation.
Pour bien évaluer ses fournisseurs, il convient de définir en amont les questions à poser et les critères à évaluer. Ensuite, il faut identifier la ou les personnes qui seront en charge de l’évaluation (équipe dédiée, prestataire externe, stagiaire…). Enfin, il faudra choisir la localisation de l’évaluation (dans les locaux de l’entreprise, chez le fournisseur, dans un cabinet indépendant…).
Il faut ensuite déterminer combien de personnes seront mobilisées sur ce projet et les moyens financiers qui leur seront alloués. Cela peut varier selon la durée de l’évaluation et sa fréquence. Bien garder en tête que toutes les évaluations ne sont pas réalisables, tout dépend du type de fournisseur (secret défense, secret professionnel…), de la saisonnalité de la production et de son éloignement géographique (autre pays, voire autre continent). Définir cela en amont permettra d’éviter des pertes de temps.
Enfin, arrive la phase de la notation, selon un barème pondéré et défini à l’avance.
Voici quelques critères pouvant être intégrés dans le questionnaire et donc dans la notation :
Chaque fournisseur se verra ainsi attribuer une note globale, ce qui permettra d’établir un classement.
Bon à savoir : Pour bâtir une relation sur la durée, il peut être intéressant d’organiser des visites chez le fournisseur pour observer ses moyens et créer une relation de proximité. Le fournisseur sera ainsi plus enclin à partager l’information avec l’entreprise.
Les résultats de l’évaluation fournisseur doivent permettre de décider de conserver, voire de privilégier un fournisseur plus qu’un autre, en suscitant éventuellement de nouveaux appels d'offres. Quel que soit le résultat de l’évaluation, il est utile de partager ce résultat avec chaque fournisseur, afin d’obtenir des précisions et des explications ou bien de suggérer des axes d’amélioration.
Voici quelques avantages à évaluer ses fournisseurs :
Bon à savoir : Même bien faite, l’évaluation fournisseur ne supprime pas tous les risques, il est donc important de se protéger contractuellement en prévoyant des pénalités de retard, le paiement après livraison et vérification du produit et la possibilité de rompre le contrat en cas de non-conformité.
De même, pour se protéger des risques de défaillances, il est utile de faire appel à un assureur-crédit pour réaliser cette évaluation et ainsi se protéger.
Cela dépend de la nature du risque. Pour autant, on estime que l’évaluation de la performance, de la santé financière et de la dépendance économique d’un fournisseur doit se faire environ une fois par an (sur 12 mois glissants). Seule la conformité réglementaire doit être évaluée et suivie tout au long de l’année.
